会議の無駄な時間を無くす一言
こんにちは、ばらかん(@barakam63)です。
みなさん、会社での会議が無駄だな・不毛だなと思ったことありませんか？
わたしはたくさんあります。なぜか3時間も会議をし、結果何も生まれないとか、、
働き方改革で生産性向上を図ると謳っている割には議題がズレたりして中々会議が終わらず、生産性向上と真逆のことをしています。
そんな話をするなら、自分の仕事をさせてくれよってなります。実際に私が勤める会社でもこのような意見が多いので、記事にしたいと思います。
対処方法を一言でいうと以下になります
軌道修正する一言を投げかけよう
この記事はこんな人にはぜひ読んでいただきたいです。
● 会議で無駄だと感じることが多い
● 会議の時間を少なくして自分の仕事に専念する時間が欲しい
● 会議の無駄な時間が生まれる原因と対処方法を知りたい
そもそも会議の目的は？
会議を開催するには目的があります。わたしは会議の目的は以下であると考えています。
① 情報共有
② 意思決定
③ 意思決定のためのディスカッション
④ 業務報告と上司からのアドバイス
この4つだけです。これだけなのになぜか無駄な時間が生まれ、まともに結論が出ないこともあります。
ひどいときは「そもそもこの会議の目的なんだっけ」的な会議もあります。
会議で無駄な時間が多い原因
無駄な時間が多くなる会議のパターンは主に以下になります。
① 一部の人たちで盛り上がる
② 議論が発散し、目的からずれる
③ 予定時間まで会議を続けようとする
こうやってみると、みんなお話ししたいだけなのでは？という感じですね
一部の人たちで盛り上がる
「私たちいらなくない？」ってなるパターンですね
説明→質問→回答→質問・・・を延々と繰り返して気づいたら一部の人たちだけで盛り上がる。これだけで10分とか時間が過ぎていることがあります。
しかも、そういうときの話の内容って会議の中で話すべきでない細かすぎる内容だったりします。
こういうときは、「時間も限られてるので、後で個別に話しましょう」と言い、軌道修正しましょう。
議論が発散し、目的からずれる
「一部の人たちで盛り上がる」に似ていますが、こちらは会議参加者の大部分が盛り上がってしまうパターンです。
このパターンは「そういえば」みたいな言葉が原因になっていることが多いです。
こういうときは、「今日の議題って●●についてでしたっけ？」みたいに疑問形で投げかけると、「そういえば」となって本来の議題に戻すことができます。
予定時間まで会議を続けようとする
会議をセッティングするときは1時間とか2時間とか枠をとると思います。
しかし、会議をしていると予定より早く終わりそうになるときもあると思います
すると、「ここって17時まで使えるんだよね？」みたいなことを聞く人が現れ、「ついでに●●についても話そうよ」と別の議題を追加しようとします。
話す内容の整理や資料の準備ができていないのにこんなことをしては結論がまとまらず、雑談タイムになってしまいます。
こういう時は、
「関係者だけ残りましょう」といって退散するか、「資料が準備できていないので別日に再度セッティングさせていただいても良いですか？」と言ってその場は解散しましょう。
まとめ
無駄な会議で放つべき一言をまとめます
① 一部の人だけで盛り上がっている
→「時間も限られているので後で個別に話しましょう」
② 議論が発散している
→ 「今日の議題って●●についてでしたっけ？」
③ 議題が臨時追加されそう
→「関係者だけ残りましょう」または「別日を再度セッティングさせてください」
これらは新人だからとか偉いからに関係なく、みんながやっていくべきことです。
そうすれば少しでも自分の仕事をする時間が増え、残業も減っていくのではないでしょうか？
最後まで読んでいただきありがとうございました！
ではでは、('ω’)ノ