【ビジネス】PowerPointを使った効果的なプレゼン資料の作り方

2019年11月16日SEの日常, ビジネス

この記事は約 4分で読み終わります。

こんにちは、ばらかん(@barakam63)です。

今日はタイトルにもある通り、効果的なプレゼン資料の作り方をご紹介します

大学生の方、会社員の方など様々な人がPowerPointを使ってプレゼン資料を作る機会があると思います。わたしも大学の研究発表、新入社員教育での成果報告会など色々な場所で作ってきました。

また、友人や会社の人と一緒にプレゼン資料をつくることもありました。その際に、周りの人を見ていて感じたことは、「どうやって資料を作ればいいのかが分かっていない」人が結構多いということです。

たとえば、

  • 文字ばかりになって見づらい
  • 文字と背景色が同系色で見づらい
  • 図を使った方がわかりやすいのに、使われていない
  • 何が言いたいのかが資料を見ても分からない

このような資料を作ってしまっては、読み手にとってストレスになる可能性があります。

もちろんプレゼンなので資料だけでなく、話しも重要になります。

「私は話しで戦うから良いんだ!」という方もいらっしゃると思いますが、「話しがうまい」に「資料も良い」が加わればまさに鬼に金棒ですよね?

こんな方にはぜひ読んでいただきたいです

● PowerPointで上手にプレゼン資料を作りたい
● どうやったら見栄えの良いプレゼン資料になるか分からない
● 何に気をつけてプレゼン資料を作れば良いのかわからない

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プレゼン資料を作成する上で守るルール

まず初めに、プレゼン資料を作るうえで「どんなに時間がなくてもこれだけは絶対意識しましょう」というルールをご紹介します。

最低限やること

● 文字フォントは「Meiryo UI」を使うこと
● 文字の大きさは基本的に、16ポイント以上に設定すること
● 図形と文字は、同系色の色を使わないこと
  どちらか暗い色、もう一方は明るい色
● 目がチカチカする色は使わないこと

ここで挙げた4つのルールはプレゼン資料を作るうえでのマナーだと思ってください。これができていないプレゼン資料は読み手からしたらストレスになりかねません。

効果的なプレゼン資料作成のコツ4選

それでは、ここから効果的なプレゼン資料作成のために使えるコツを4つほど紹介いたします。これは私が頻繁に使っている方法になります。

基本的にはテキストボックス、図形の組み合わせでできるものです。「誰でも」「簡単に」できるものなので、ぜひ活用してみてください。

ではいきましょう!

目次に章番号やページ番号を入れよう(ビジネス向け)

これは学生はあまり意識しなくて良いのですが、会社員の方は意識しましょう。プレゼン資料は必ずと言っていいほど、タイトルの後に目次を付けますよね?

目次をつくるときには、文字を並べるだけではなく章番号とページ番号を記載しましょう。印刷したときにも見たいページをすぐに探せます。

イメージはこんな感じです。

要点は簡潔に、補足は詳細に書こう

1ページに書ける量には限りがあります。そのため、要点を簡潔に並べるというのは皆さま良くやると思います。ただ、それだけでは情報が不足する可能性があります。

そのため、要点を並べるだけではなく補足としてできる限り詳細な情報を記載しましょう。

イメージはこんな感じです!

言いたいことはページの一番上に書こう

重要なことや一番言いたいことを書くときに、枠に囲って強調したりしますよね?これは良くやることですが、残念だなぁと思うことがあります。

それは、強調したい部分がページの下部にあって見えないことです。

ではどうすればいいかというと、ページの一番上に持っていきましょう。一番言いたいことならば、一番上に記載して見えないということはないです。

先ほど紹介した要点との合わせ技をすれば、こんな感じになります。

時系列を表現するときは表を活用しよう

時系列で何かを表現したい時ってありますよね? 1日のスケジュールやプロジェクトの全体的なスケジュールが代表的かなと思います。

その際にはPowerPointの表の挿入を使いましょう。[挿入]タブ内にある[表]から作成できます。

表と図形を組み合わせることで、簡単に時系列を表現できます。下の例ではシステム開発のスケジュールを書いてみました ※期間などは適当です

ここでは、表と図形1種類のみ使っております。正直、表を結合したり、分割したらと色々やるので時間が掛かったりしますが、一目みて分かるので使えるときにはどんどん使っていきましょう!

まとめ

ここまで、PowerPointでプレゼン資料を作るときのコツをお話ししました。ここで紹介したことは、プレゼン資料の作成という点ではどこでも使えるものになっています。ぜひ活用してみてください。

少しでもみなさまのお役に立てば嬉しいです!

ではでは、((*・ω・)ノ

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