【就活】PMOという役割についてのおはなし

2019年11月16日SEの日常

この記事は約 5分で読み終わります。

こんにちは、ばらかんです。

今日はSE(システムエンジニア)の仕事の中にある、PMOという役割についてのおはなしをしたいと思います。

SEの仕事内容のイメージって、一般的にはこんな感じだと思います

SEの仕事(イメージ)

● お客様の要件を聞いて、設計書を書く
● 設計書に基づいてプログラミングする
● 作ったプログラムをテストする
● プロジェクトマネージャー(PM)として、チームをまとめる、管理する

上記の仕事は確かにその通りなのですが、実際の仕事の一部です。

この他にも、プロジェクト立上げ前にはプロジェクトの開始から完了までのスケジュールを作成したり、設計書のフォーマットを決めたり、下請け会社へ発注したり、たくさん打ち合わせに参加したり

結構やることが多いんです

たくさんある仕事を役割・担当を決めて進めていくのですが、就活生からするとPMと設計者と開発者ぐらいじゃないの?と思うことが多いかと思います。

そこで、今回はあまり就活生からは見えずらいPMOについて知ってもらい、就職活動に役立ててもらえたらと思います。

それでは行きましょう!!

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PMOとは?

PMOはProject Management Officeの略で簡単に言うと、PMの補佐です。

インターネットで調べると、「プロジェクトの標準化」、「リソースやコストの調整」といった記述を見かけます。

最初みたときは「???」といった感じでよくわからなかったですが、実際に体験してみると「確かに間違いではないな」と感じます。

では、「PM補佐?具体的に何するの?」と思われた方もいると思うのでもう少し詳しく話すと、、、

  • プロジェクトを運営するにあたってのルール作り
  • プロジェクトの進捗管理
  • プロジェクトの品質管理
  • プロジェクトのコスト管理
  • その他事務作業

つまり、PMOの仕事内容はPMと同じ作業になります。

これを見て、「なんでPMと同じ作業をする人が必要なの?」と思った方もいると思います。

その理由は、「PMが忙しくて、作業に手が回らないから」です。

大きいプロジェクトになると「打ち合わせばかりで作業ができない」というPMを見かけます。

そういったときにPMOをプロジェクトに参画させて、PMの作業を引き受けます。

それでは、あくまで作業の一例にはなりますが、もっと詳しく説明していきますね!!

作業内容①:運営ルール作成

大きいプロジェクトになると、プロジェクトルームを借りて、関係者であつまって仕事をします。

その際に、プロジェクトルームを利用する上でのルールをまとめたり、プロジェクトルームの管理者との窓口になったりします

プロジェクトルームの情報をメンバーへ発信したりもします。(工事するよ~とか、停電するよ~とか)

また、新しいメンバーが参加する際の手続き(メンバー一覧の更新、入館証の発行手続き など)も行います。

作業内容②:進捗管理

WBSを見て、遅れが発生していないか?遅れが発生しそうな作業はないか?を毎日確認します

朝会や夕会を開催し、担当者やチームリーダーから状況を聞きます。

WBSはこんな感じのものをイメージしてもらえば良いと思います。

WBSを毎日確認し、開始予定日や終了予定日を過ぎているのに開始日、終了日が記入されていなければ、

担当者に状況を確認したり、朝会・夕会で状況を報告してもらいます。

状況を確認後、対策が必要だと判断したら、

  • 余裕がありそうな別の担当者に作業を割り当てる
  • 作業者を増員する

といったことをします。ただし、作業者を増員するとなると費用が発生するため、最終手段に近いです

あとは、担当者の記入漏れなどもあるので、その際には記入するようお願いをします。

何度も記入漏れがあるようなときは、1日1回、実績を記入してもらうようメールを出したりもします。

作業内容③:品質管理

SE会社で品質管理をする例として、

  • 設計書
  • プログラム
  • テスト仕様書

があります。

品質管理をするために設計書やテスト仕様書のレビュー、プログラムのテストを行います。その結果を確認し、お客様に提供できるものになっているか?を判断します。

品質管理するときにはレビューの結果やテストの結果を確認して、定量的かつ定性的に分析します。

品質を分析する

■定量分析
設計書への指摘数、プログラムのテスト数、エラー数などの数値情報から「この機能は問題なさそう/問題ありそう」といったことを確認します。

ただし、数値情報はあくまで定性分析を行うための参考程度に思っておいた方が良いです。
※数値情報はSE会社ごとに指標値があり、その指標値との差を見て判断します。

■定性分析
設計書やプログラムを実際に目で見て良いものができているかを評価します
確認する設計書やプログラムは定量分析で抽出して、定性分析で評価するといった感じですね。

そして、
 担当者のスキル不足?
 そもそもレビューがちゃんとできてない?
 プログラムとしての難易度が高い?
などの観点から分析し、必要な場合には対策を考えます

作業内容④:コストの管理

SE会社だと、プロジェクト毎にオーダーという形で予算が割り当てられて、その予算から下請け会社への発注、自社メンバーの給料や出張費用などを出していきます

そのため、最低でも月に一回は必ず、予算オーバーしないか?を確認します。

メンバーにプロジェクトの作業時間、出張費用、プロジェクト以外の作業をした時間(別のプロジェクトの作業、研修に参加した時間など)をヒアリングします。

作業内容⑤:集計作業

これは、進捗管理や品質管理の状況を上司やお客様に報告するためのグラフを作ったりするときに行います。

主にEXCELの関数やマクロ、Webツールを使って行います。

このような作業のためには、EXCELを使い慣れていると非常に楽になります!

集計作業をして、例にあるようなグラフを出します

グラフを作るときはマクロを使って自動作成も可能ですが、めんどくさいのであらかじめグラフを作成しておいて、数字を記入したり変えたらグラフの線が出てくるようにしておくと良いと思います。

グラフの例①:進捗状況を確認するグラフ

グラフの例②:品質情報を表すグラフ

上司やお客様に報告するときには、数字情報を見やすくする必要があるので「集計」して「グラフ作成」を行います。その後、状況についての報告を行います。

最後に

ここでは学生にはあまり知られていないであろうPMOについてお話ししました。

この記事が少しでも就活生のお役に立てばと思います。

ではでは、('ω’)ノ

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Posted by ばらかん